Guida essenziale per andare oltre la ricerca disperata di un paio di slot liberi

Guida essenziale per andare oltre la ricerca disperata di un paio di slot liberi

Non tutti ricordiamo un periodo in cui siamo stati padroni della nostra agenda – c’è davvero mai stato?

Senza dubbio, in ogni caso, nell’era digitale, gestire efficacemente il nostro tempo è diventato una sfida ancora più complessa.

Tra e-mail incalzanti, videocall, scadenze, incertezze, stanchezza e disaffezione al lavoro… Le giornate si riempiono senza soluzione di continuità.

E senza garantire grandi soddisfazioni, perché con la condanna a mantenere un moto perpetuo si accompagna al senso di colpa che ci prende quando ci fermiamo a celebrarle.

Il potere (poco sfruttato) dell’agenda

Sembra scontato, e pure un po’ vintage, eppure l’uso strategico dell’agenda può essere la chiave per migliorare l’organizzazione del proprio tempo e continuare a farlo nel futuro.

Perché un’agenda è molto più di un semplice strumento per appuntare impegni da ricordare e cui assolvere.

È l’alleato più forte

Il game changer è imparare a scorrerla a ritroso, per far affiorare davvero un mare di informazioni su di noi.

Pronti?!

Rileggere la nostra agenda alla luce di come sappiamo essersi svolti i giorni passati, considerando anche il carico emotivo che ce ne è derivato, ci consente di verificare come abbiamo usato il nostro tempo e quindi

  • cosa ricorre (es. l’interruzione da parte di un collega, la confusione a un certo stadio di gestione di un progetto con un certo team, la demotivazione in chi si sente poco coinvolto…)
  • quando un compito si dilata e quando rispetta la pianificazione
  • cosa è ragionevole che si ripeta (perché, ad esempio, proteggere dalle interruzioni una fase della nostra giornata – come potrebbero essere le 2 ore dopo la pausa pranzo – ci assicura una base di produttività che ci motiva e riduce il senso di frustrazione)
  • cosa avremmo potuto evitare, visti i risultati (es. rimandare, ritardare l’allineamento di aspettative con il cliente, …)
  • cosa dobbiamo assolutamente evitare (es. pianificare un impegno complesso nel tardo pomeriggio e renderci conto solo allora che non riusciamo ad confrontarci con i colleghi/ reperire informazioni di cui avremmo avuto bisogno)
  • dove abbiamo perso tempo (es. in attività che non siamo stati in grado di convertire in business, in attività non più coerenti con la nostra value proposition…)
  • quali “imprevisti” si ripetono (sono rari gli imprevisti non prevedibili!)
  • cosa ci dà energia, e cosa ce la toglie (es. le lamentele dei colleghi, le nostre…)

Perché non è solo una questione di gestione del tempo

L’elenco appena visto insieme ci rivela un’altro potere essenziale della nostra agenda, specie in momenti di grande incertezza: ci dice, senza giudizio,

  • come stiamo
  • che controllo abbiamo sul nostro tempo
  • dove possiamo intervenire per recuperare tempo e, appunto, energie.

Di nuovo, che stiamo male e non troviamo il tempo potremmo saperlo da soli, certo. Ma tra busy bragging e stresslaxing– termini inglesi che danno un nome rispettivamente all’orgoglio che ci genera il constatare che la nostra agenda trabocca di impegni e all’ansia mista al senso di colpa che sperimentiamo appena tentiamo di rallentare -, la verità è che limitarci a confidare sulla nostra forza di volontà è poco più di un desiderio espresso la prima volta nell’anno che si mangia l’anguria.

Se siamo arrivati sin qui facendo quello che abbiamo sempre fatto – per migliorare le cose devono cambiare.

L’agenda a ritroso: istruzioni per l’uso

L’agenda permette di gestire non solo gli impegni futuri, ma anche di riflettere su come abbiamo speso il nostro tempo.

Questa doppia possibilità di lettura aiuta a identificare schemi di comportamento, abitudini funzionali alla produttività e al benessere (nelle mansioni e nelle relazioni, e abitudini meno efficaci da ridurre fino a perdere.

Definire le priorità di oggi (e di quest’anno)

Mappare attività e risultati consente di definire le priorità in base all’urgenza e all’importanza delle voci della nostra to do list.

Voci che devono sempre essere scritte come azioni da compiere, per consentire di identificare il tempo che prenderanno e i soggetti coinvolti e scegliere quindi quando programmarle.

Ciò facilita peraltro il focus sulle attività che realmente spingono verso il raggiungimento degli obiettivi personali e professionali.

Integrazione del tempo libero nell’agenda

L’agenda aiuta a garantire che tempo sufficiente sia dedicato agli impegni lavorativi, agli interessi personali, alla famiglia e al riposo, sostenendo la possibilità concreta di proteggere il tempo più nostro e di rispettare le barriere che poniamo da soli.

Una particolare attenzione va prestata per il tempo libero: libero non vuol dire non pianificato. Tutto quel che non è pianificato rischia di cedere il passo a quel che lo è, o alle priorità altrui. Attenzione, quindi, nella lettura a ritroso, a verificare quanto tempo libero siamo stati in grado di assicurarci, e soprattutto di goderci.

Strategie per Utilizzare Efficacemente l’Agenda

Revisione quotidiana… “Billando”

Dedicare tempo ogni giorno per esaminare e pianificare le attività del giorno successivo può insegnare molto. Farlo mentre si annotano le prestazioni quotidiane nel gestionale dell’organizzazione è quel piccolo step in più che dà un ritorno in concretezza e controllo del tempo davvero efficace.

Anche perché è proprio rileggendo l’agenda che si possono identificare le cose da far accadere con metodo, e collocarle, appunto, ancora in agenda.

Analisi settimanale

Al termine di ogni settimana, una revisione delle attività completate rispetto a quelle pianificate può fornire intuizionisu come migliorare la pianificazione futura e come mantenere la rotta.

Non si tratta di reinventare la ruota: si tratta di non vivere a nostra insaputa.

Segmentazione delle attività

Organizzare l’agenda in blocchi di tempo (colorati) dedicati a specifiche categorie di attività può aiutare a mantenere la concentrazione e a ridurre lo stress perché facilita il rendersi conto se il tempo è davvero impiegato in linea con le nostre priorità.

L’agenda come strumento di consapevolezza

Più che un semplice registro di impegni, l’agenda può diventare uno strumento di consapevolezza e crescita professionale.

Notare le emozioni e le nostre reazioni alle diverse situazioni giornaliere può trasformare l’agenda in uno strumento che offre preziosi spunti sui propri schemi comportamentali e sulle conseguenze che generano su di noi quando lasciamo che siano agiti senza attenzione.

Conclusione

L’agenda perfetta non è un mito. Come ogni strumento, si può imparare a usarlo con maestria fino ad adattarlo alle nostre esigenze.

Non è tanto il tipo di agenda a fare la differenza (sebbene quella elettronica sia preferibile nei termini in cui consente facili spostamenti), quanto il modo in cui viene utilizzata.

Con un approccio strategico all’uso dell’agenda, è possibile non solo migliorare la gestione del tempo, ma anche aumentare la qualità della vita lavorativa e personale, rendendo ogni giorno più nostro e realmente meno stressante.

In questo video alcune riflessioni per approfondire tanti degli spunti condivisi in questo articolo.

Fatemi sapere che ispirazione avete trovato e quale trucco userete per riprendere il controllo della vostra vita!

Si impara anche crescendo insieme.

Buona visione, e buon allenamento!

Il mondo legale cambia con noi 🖤

Food for thought – i vostri messaggi sono sempre spunti preziosi in vista delle prossime CareerHotTopic, grazie 🦋

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